皆さまこんにちは！タスキー株式会社の工藤でございます。
梅雨明けが待たれる毎日ですが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
今回ご紹介するのは「会議カイゼン」という本です。
本書は、会議の効果と効率を向上させるための手法やアイデアを提案している書籍です。著者は具体的な実践例を交えながら、効果的な会議の進行方法や参加者の役割、意義ある議論の促進など、さまざまな視点から会議改善のヒントを与えています。
さまざまな組織体系で日常的に行われている会議ですが、そもそも「会議」とは、「会合して評議すること。何かを決めるために集まって話し合うこと。その会合」を指します。
会議を行うにあたり、効果的かつ生産的なものにするために確認すべき３つのポイントを著者は上げております。
①事実の共有
参加者自身や自部門で「今何が起こっているか」という事実を客観的かつ正確に伝える。
②アイデアの収集
参加者全員が多様な意見やアイデアを出し合う。
③意思の決定
アイデアの収集や議題について議論を重ねながら具体的に何をするか決定する。
これらのポイントを守ることによって、会議は効果的かつ生産的なものになります。事実の共有によって情報の共有を図り、アイデアの収集によって多様な視点を取り入れ、最終的に意思決定を行うことで、組織の目標達成に向けた具体的な行動を進めることができると思います。
また、著者が挙げている「こんな会議は見直そう」というポイントは以下の通りです。
①形骸化した会議
このような会議では、定期的な業務報告や進捗報告が主な内容であり、議論や意見交換がほとんど行われません。会議を行う目的や議題が明確でない場合、参加者の関心や意欲が低下し、会議の効果が薄れます。会議の目的や議題を明確にし、参加者が積極的に議論に参加できるような形式に見直す必要があります。
②振り返りがない会議
このタイプの会議では、前回の会議での決定事項や検討事項の進捗報告や結果報告が欠けており、将来の計画や議論にのみ焦点が当てられます。振り返りや進捗報告を行うことによって、過去の取り組みの評価や次のステップの計画につなげることができます。会議の進行において、適切な時間を割いて振り返りを行い、進捗状況を共有することが重要です。
③決定事項がない会議
このような会議では、最終的な意思決定や具体的な行動計画が明確にされず、議論が終わっても何も決まらない状況が生じます。会議は意思決定や問題解決のために行われるべきであり、参加者が会議の結果を具体的な行動につなげることが重要です。会議の目的に応じて、明確な決定事項を設定し、参加者が議論を通じて意思決定を行えるようにする必要があります。
④時間通りに終わらない会議
この問題は、会議の時間管理が不十分であり、終了時間を意識して進行されていないことを指します。質問や意見の発言が多くなり、予定よりも時間が延びてしまう場合があります。会議の進行を管理するために、アジェンダや所要時間を明確にし、タイムキーパーやファシリテーターを指名して時間管理を徹底する必要があります。
これらのポイントに留意することで、効果的で生産的な会議を実現することができると思います。会議の目的や議題の明確化、意思決定のための具体的な決定事項の設定、そして時間管理の徹底が、会議の効果を高めるために重要であると考えます。
会議の目的を指す３つのポイントと「見直すべき会議」のポイントを挙げましたが、普段開催または参加している会議を振り返ってみてください。
効果的かつ生産的に行われているでしょうか？見直すべきポイントに該当している会議はありませんか？
会議の改善には、開催者と参加者の双方が共同で努力することが重要だと思います。定期的な振り返りや改善の機会を設け、より効果的かつ生産的な会議を目指していきましょう！
最後までご覧いただきありがとうございました！
タスキー株式会社
業務改善支援室 工藤俊介
